Il costo reale di una commessa: il controllo di gestione in produzione

Il controllo di gestione in produzione risponde a una domanda sola: quanto mi è costato produrre questa commessa? Sembra la domanda più ovvia dell'azienda, e in gran parte delle produzioni italiane resta senza risposta fino al bilancio, quando i giochi sono chiusi da mesi.

Il fatturato di ogni commessa è noto al centesimo. Il costo si disperde: i materiali stanno nei documenti d'acquisto, le ore su fogli di reparto, le lavorazioni esterne nelle fatture dei terzisti, gli scarti in nessun posto. Il margine che ne esce è una convinzione — "questo tipo di lavoro ci rende" — e ogni tanto il bilancio la smentisce, dopo un anno di commesse vendute male.

Vediamo dove si perde il numero, da cosa è composto e da dove si comincia a misurarlo.

Le tre componenti del costo di commessa

Il costo vero di una commessa somma tre componenti, e ognuna chiede un punto di registrazione nel posto giusto.

I materiali, dal magazzino. Ogni prelievo per la commessa è un movimento di magazzino valorizzato: quel pezzo, a quel costo, per quella commessa. La condizione a monte è un magazzino che tenga insieme quantità e valori, con un criterio di costo — medio, standard, ultimo — applicato con costanza. Il confronto tra consumo reale e distinta fa emergere anche gli scarti, la voce di cui in azienda si parla meno volentieri.

Le ore, dalle fasi. La commessa si scompone in fasi di lavorazione, e le ore si registrano sulla fase, dall'operatore, nel modo più semplice possibile: un terminale in reparto, una conferma a fine lavorazione. Conta la sistematicità più della precisione al minuto, perché nelle produzioni italiane il lavoro è spesso la voce di costo più grossa, e una stima sbagliata del 20% sulle ore ribalta il margine.

Le lavorazioni esterne, dai documenti. Conto lavoro e terzisti entrano dai documenti passivi, agganciati alla commessa. I documenti esistono già: va solo chiuso l'aggancio, ed è la componente che più spesso manca dal calcolo.

Sommate mentre la commessa avanza, le tre componenti producono il numero che cambia il mestiere: il costo a oggi, confrontato col preventivato, visibile quando puoi ancora intervenire. La commessa che sfora sulle ore si corregge in corsa; quella scoperta a consuntivo si può solo contabilizzare.

Il preventivo che impara dal consuntivo

Il secondo pezzo del controllo di gestione chiude un cerchio che in molte aziende resta aperto: il preventivo lo fa il commerciale coi suoi coefficienti, il consuntivo emerge dalla contabilità mesi dopo, e i due numeri si incontrano di rado.

Con la costificazione in piedi, ogni commessa chiusa confronta preventivato e reale, voce per voce. I preventivi nuovi partono dai consuntivi veri delle commesse simili, e gli errori di stima smettono di ripetersi identici per anni. Sulle produzioni a commesse ricorrenti, questo solo meccanismo vale il progetto.

Dove ogni commessa è diversa dalla precedente, il cerchio si chiude con il configuratore di prodotto: le regole del prodotto — cosa si può combinare, come le scelte cambiano materiali, fasi e costi — generano per ogni commessa la sua distinta e il suo preventivo, coerenti per costruzione. Il preventivo di una configurazione nuova esce in minuti, con un costo stimato fondato sulle regole.

Da dove si comincia, in ordine

Il percorso ha un ordine, e rispettarlo decide l'esito.

Si parte dal magazzino valorizzato: anagrafica pulita, movimenti registrati quando accadono, un criterio di costo costante. Vale quello che vale per ogni magazzino: senza movimenti veri, ogni conto a valle poggia sulla sabbia. Seguono le distinte dei prodotti ricorrenti, o le regole del configuratore dove la variabilità è la norma. Poi le ore per fase, partendo dai reparti dove il lavoro pesa di più. Infine il confronto sistematico preventivo-consuntivo, commessa per commessa.

Un'avvertenza da campo: diffida dei progetti che promettono in partenza la pianificazione totale della fabbrica. I progetti di produzione falliscono per eccesso di ambizione al primo passo. Prima si misura il costo — il percorso qui sopra — e poi, coi numeri in mano, si decide il resto. Anche la schedulazione a capacità finita, che è il passo naturale successivo, rende su una base di dati già solida.

Cosa ci guadagni, in concreto

Tre cose, in ordine di arrivo. I preventivi si fondano sui costi veri, e il margine si difende in offerta anziché scoprirlo in bilancio. Le commesse in corso mostrano il loro stato — ore spese contro preventivate, materiali consumati contro distinta — e gli sforamenti si correggono quando correggerli costa poco. E le decisioni di fondo — quali lavori accettare, quali prezzi rivedere, dove investire — escono dai consuntivi veri, commessa per commessa, invece che dalle impressioni di reparto.

È un pezzo del percorso più ampio di digitalizzazione dell'area produttiva, e per molte aziende di produzione è il pezzo con il ritorno più rapido.

Le domande che ci fanno più spesso