Sotto certe soglie, un CRM gratuito o un foglio Excel bastano davvero. Con poche decine di clienti attivi, una sola persona sul commerciale e trattative semplici, il foglio ben tenuto è una scelta razionale, e te lo diciamo pur vendendo CRM. Qui misuriamo le soglie; i criteri completi stanno nella guida alla scelta del CRM.
Il punto utile da conoscere è dove il gratis smette di essere gratis: quel punto esiste, si misura, e quando arriva presenta un conto più alto del canone che volevi evitare. Vediamo le tre strade gratuite coi loro limiti, e i contatori che ti dicono quando cambiare.
Le tre strade gratuite
Excel (o Google Sheets). Il CRM gratuito più diffuso d'Italia. Lo sai già usare, lo pieghi come vuoi, costa zero. I suoi limiti sono strutturali: registra stati e ignora le attività — vedi che il cliente "è in trattativa", e nessuno ti avvisa che andava richiamato martedì; regge una mano sola, perché con due persone sul file nascono le versioni parallele; e dimentica gli eventi — chi ha detto cosa, quando, in risposta a quale email. La memoria vera resta nella testa di chi vende, e le teste vanno in ferie.
I piani free dei CRM commerciali. Molti nomi noti offrono piani gratuiti veri: attività con scadenze, storico contatti, pipeline visiva. Per una micro-azienda sono spesso la scelta migliore. I limiti stanno dove li mette il listino: utenti contati e funzioni chiave — automazioni, report, integrazioni — oltre la linea del piano a pagamento. Il piano free è un investimento del fornitore sulla tua crescita: legittimo, basta saperlo.
L'open source. Qui il fraintendimento è massimo: gratuito è il software, il sistema costa. Un CRM open source va installato, configurato, aggiornato, protetto e mantenuto. Con competenze tecniche interne stabili può avere senso; nella PMI tipica quei compiti finiscono a un consulente, e il canone risparmiato torna sotto forma di fatture di assistenza.
Il punto di rottura si misura: tre contatori
I follow-up mancati. Per due settimane, segna ogni richiamo promesso e saltato, ogni preventivo rimasto senza seguito, ogni "risentiamoci a settembre" evaporato. Sopra i due o tre a settimana, il tuo sistema sta perdendo fatturato: un solo ordine mancato all'anno vale più del canone di quasi qualunque CRM.
I doppi inserimenti. Conta quante volte lo stesso dato viene scritto due volte: sul foglio e nel gestionale, sul foglio e nell'email, sul quaderno dell'agente e poi in ufficio. Ogni doppio inserimento consuma minuti e crea una seconda versione del dato, e quando le versioni sono due l'affidabilità se n'è già andata.
Le mani sul file. Uno è il numero di Excel. Quando una seconda persona scrive stabilmente — un nuovo commerciale, un socio, l'ufficio — il foglio ha superato il suo perimetro. È aritmetica delle versioni, la stessa che vale per il magazzino su fogli.
Due contatori su tre sopra soglia: il gratis ti sta già costando. Nota cosa manca dalla lista: fatturato, dipendenti, anni di attività. La soglia si misura sul carico del processo commerciale, e su quello soltanto.
Il conto dei costi nascosti
Numeri prudenti su un caso tipo: due commerciali, ottanta clienti attivi, commerciale gestito su Excel più email.
Le ore di gestione del foglio — aggiornare, riconciliare versioni, ricostruire lo storico prima di una visita — stanno raramente sotto le tre ore a settimana in totale: centocinquanta ore l'anno, oltre quattromila euro a costo aziendale pieno. I follow-up persi: un ordine mancato a trimestre da millecinquecento euro di margine fa seimila euro l'anno, tenendosi bassi. I doppi inserimenti verso il gestionale: mezz'ora al giorno tra offerte ricopiate e anagrafiche allineate, altri tremila euro abbondanti.
Totale prudente: oltre tredicimila euro l'anno, contro canoni che per una PMI valgono centinaia o poche migliaia. Il confronto regge finché i contatori stanno sotto soglia, ed è per questo che i contatori vanno misurati prima di decidere, in qualunque direzione.
Quando migri, migra così
Se i contatori dicono che è ora, il percorso è collaudato e lo dettagliamo nella guida per le PMI: pulizia del foglio, migrazione del minimo vitale — anagrafiche, trattative aperte, attività dei prossimi trenta giorni — e taglio netto da una data precisa. Il doppio binario, col foglio aperto "per sicurezza", tiene in vita due verità e affonda la partenza.
Per la scelta del prodotto valgono i cinque criteri della guida, e il primo — l'integrazione col gestionale — è quello che le tre strade gratuite coprono peggio. Se ti serve un ripasso dei fondamentali, la guida su cos'è un CRM parte dall'inizio.
Le domande che ci fanno più spesso
Excel può funzionare come CRM?
Sì, entro soglie precise: una sola persona sul file, poche decine di clienti attivi, trattative semplici. Excel registra stati e dimentica le attività: niente promemoria, niente storico dei contatti, niente lavoro a più mani. Superata una soglia, il foglio perde fatturato in silenzio.
Qual è il miglior CRM gratuito?
Per una micro-azienda, il piano free di un CRM commerciale serio batte quasi sempre sia Excel sia l'open source: attività con scadenze, storico, pipeline, zero manutenzione. Verifica i limiti su utenti e funzioni, sapendo che il piano free è l'inizio del percorso di upgrade del fornitore.
Un CRM open source è davvero gratuito?
È gratuito il software; server, configurazione, aggiornamenti, sicurezza e manutenzione restano a tuo carico. Con persone tecniche dedicate può funzionare; senza, quei compiti diventano fatture di consulenza meno prevedibili di un canone.
Quando conviene passare da Excel a un CRM a pagamento?
Quando due di questi tre contatori superano la soglia: follow-up mancati (più di due o tre a settimana), doppi inserimenti quotidiani tra foglio e altri sistemi, più di una persona che scrive sul file. Da lì in avanti, i costi nascosti del gratis superano il canone.
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